オフィスの鍵管理や入退室管理に役立つスマートロックの選び方：導入メリットは？

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オフィス向けスマートロックとは？

オフィスで利用するスマートロックとは、出入り口の施錠をスマートフォンやICカード、生体認証などによって管理するシステムのことです。
既存のオフィスの鍵に対し、スマートロックを後付けすることも可能です（※ドアの形状や入居しているオフィスビルの規定によって取り付け不可の場合もあります）。

物理的な鍵は紛失のリスクがあるほか、鍵があれば第三者でも開錠できるため「厳格な入退室管理」ができるとは言えません。
つまり一言で言えば、オフィス向けスマートロックは「オフィスのセキュリティをより強化する」のに適した鍵に関するソリューションと言えるでしょう。

オフィス向けスマートロックの用途：導入メリットは？

先ほどオフィス向けスマートロックは「オフィスのセキュリティをより強化する」のに適したソリューションであると書きました。
より詳しく、オフィス向けスマートロックの用途や導入メリットを1つ1つ見ていきましょう。

鍵管理のスマート化

1つ目のメリットは「鍵管理のスマート化」です。オフィスの施錠・開錠を物理的な鍵で行っている場合、「鍵の当番を決める」など鍵管理そのものが面倒くさい業務になりがちです。その点、スマートロックを導入すると社員のスマホやICカードなどを鍵代わりにできるため、鍵管理が簡単になります。

加えて「一時的な鍵を作る」ことが簡単になる点も、嬉しいメリットです。

たとえば「業務委託のスタッフ」「取引先」などがオフィスに来た際、一時的な鍵がなくては、ドアの開け閉め1つにも他の社員が付き添う必要が生じる場合があります。スマートロックを導入することで、その方たちのスマホなどを「当日17時まで」など有効期限付きの鍵に設定することも可能です。

入退室管理の強化

オフィス内のサーバールームなど特に高度なセキュリティが求められる空間にスマートロックを導入すると、入退室管理の厳格化が可能となります。

「どの社員が何時に鍵を施錠・開錠したか」という履歴をスマートロックから取得できるため、物理的な鍵よりも入退室管理の履歴を辿りやすいです。

防犯カメラとの連携：来客や業者など第三者の出入り監視を強化できる

オフィス利用が可能なスマートロックには、防犯カメラとの連携が可能な機種もあります。たとえば弊社スマートロックサービス「キヅクモスマートロック」では、弊社が提供するネットワークカメラ「キヅクモ」との連携が可能です。

スマートロックと防犯カメラを連携することで、施錠・開錠があった際の人の出入りを映像でも確認できます。

たとえば来客や業者など、社員が同伴していれば「認証無し」で出入りしてしまう人物の監視も強化したい場合に適しています。

加えて「夜間や休日の第三者の立ち入り」「最終退出者の確認」「備品の盗難や破損」「遠隔地間での状況確認」といった監視やセキュリティ対策の強化にも適しています。

勤怠管理システムとの連携

こちらもスマートロックの機種にもよりますが、勤怠管理システムと連携可能な製品も存在します。たとえばスマートロックで計測した各社員ごとの入退室履歴を打刻情報として反映し、正確な勤務時間を算出することなどが可能です。

スマートロックを活用した打刻を行わない場合、社員による「打刻忘れ」などが頻発するケースも多いです。打刻忘れへの対応として後日遡って打刻をし直すことを容認する場合、正確な勤怠管理も難しくなります。つまり「正確な勤怠管理」を実現するためには、スマートロックは有力な手段になり得ます。

オフィスにスマートロックを導入するデメリットとは？

オフィスへのスマートロック導入は、ドアの形状などに基づく「特有の難しさ」もあります。また導入そのものにも、リスクがないわけではありません。導入デメリットもいくつかご紹介します。

そもそも取付できないドアもある

スマートロックの取り付け方には「玄関錠そのものを交換する方法」と「後付けする方法」の2パターンがあります。オフィスにスマートロックを取り付ける場合、多くのケースは後者の「後付け」です。オフィスは多くの場合「賃貸」であり、入居している会社の独断で玄関錠自体を変えることができないケースがほとんどであるためです。

そして後付けの場合、ドアノブやサムターンとの相性によってはスマートロック機器の取付ができません。

スマートロックは溝があるドアやドアノブがあるドアには、構造的に取り付けられないためです。より具体的に言えば、サムターンやシリンダーの周辺にスマートロック機器が余裕をもって設置できるスペースが必要です。

こちらの記事でより詳しく解説しているため「自社のドアにスマートロックが取り付けられるか」を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

スマートロックが取り付けられない？設置時の注意点やよくあるトラブルの解決方法

オフィスビルの規定でスマートロックの取付がNGのケースも

オフィスビルの規定で、スマートロックの取付が禁止されている場合もあります。その企業が仮に退去した後の、原状回復が困難と判断される場合があるためです。自社のオフィスが賃貸の場合、オフィスビルの管理会社に「スマートロックを取り付けてもいいか」を事前に確認しておきましょう。

ハッキングリスクがある

物理的な鍵には「ピッキング」のリスクがあるのと同様に、スマートロックには「ハッキング」のリスクがあります。

一般的なスマートロック機器の仕組みは、物理的な鍵の代わりの「スマホ」「ICカード」などを読み取りリーダーにかざし、その読み取りリーダーと連動するBluetoothの受信機が識別・認証・承認を行い、鍵が開くものです。

つまり、鍵の開錠を承認するBluetoothの受信機そのものはハッキングの対象になりえます。ただしBluetoothの接続範囲はごく狭く、なおかつ「読み取りリーダーに社員のスマホなどがかざされた瞬間に、Bluetooth及びハッキングの専門知識がある第三者が近くにいて、鍵の情報を盗み取ろうとする」という状況でなくては攻撃そのものが発生しづらいです。

より詳しい「スマートロックの危険性」はこちらの記事で解説しています。

スマートロックは危険性がある？導入前に知っておきたいリスク【防犯設備士監修】

なおこうした「ハッキングリスク」を懸念する場合は、防犯カメラと連動するスマートロックを採用することをお勧めします。前述の通り、Bluetoothの接続範囲は極めて狭く、万が一ハッキングが発生したとしても防犯カメラがその犯人の姿をとらえている可能性が極めて高いためです。

締め出されるリスクがある

スマートロックの利用は電子機器の一種であり、本体の電池切れや故障、また停電時には利用できなくなるリスクがあります。スマートロックが利用できない状況下では、最悪のケースでは「オフィスから外に出れない」など締め出されてしまうリスクがあります。

このうち「電池切れ」については、スマートロックの一部製品では充電が少なくなるとアラートが行われるものがあるため一定程度回避可能です。

また停電については、自社に非常用発電機を常備しておくことで回避可能です。このように「充電切れや停電などの危険時にどのように対応するか」のアクションプランを定めたうえで、スマートロックを導入することもリスクヘッジとしては重要です。

自社のオフィスに合うスマートロックの選び方

最後に「自社のオフィスに合うスマートロック」の選び方を何点かご紹介します。端的にいえば「社員の年代層に合わせた認証方式を複数通り導入可能」で、「防犯カメラや勤怠管理システムと連携可能」なものを選ぶのがおすすめです。

認証方式

まずは「認証方式」です。スマートロックの認証方式として最もメジャーなのは「社員のスマートフォン」です。ただし認証方式をスマホに限定すると、スマホを忘れた社員はオフィスに入れません。同様にガラケーを使い続けている年配の社員も、オフィスに入れなくなります。

そのため「スマホ」「ICカード」など複数の認証方式に対応可能なスマートロックを導入することをお勧めします。なお弊社スマートロックサービス「キヅクモスマートロック」の場合、スマホやICカード、暗証番号など複数の認証方式に対応しています。

勤怠管理システムとの相性

スマートロックの製品によっては、取得した社員の入退室情報を勤怠管理システムと紐づけ、打刻情報として扱うことができます。そのためスマートロックと「打刻」を紐づけたい場合は、自社で導入している勤怠管理システムとの相性を事前に調べておくことをお勧めします。

防犯カメラとの相性

スマートロックは高精度な入退室管理を実現可能な手段の1つですが、来客や業者の出入りの管理にはやや弱点もあります。社員が同伴している場合、入退室記録は「社員1名分」であるものの、実際に出入りしているのは複数名ということがあり得るためです。

より一層、厳格な入退室管理を行うならば「防犯カメラとの相性」もチェックしておきましょう。たとえば弊社スマートロックサービス「キヅクモスマートロック」は、ネットワークカメラ「キヅクモ」と連携することが可能で、入退室記録に基づき、映像でも当該の時間帯に出入りしているのが誰か遡って確認できます。

まとめ

今回はオフィスで利用する「スマートロック」の選び方や導入メリットを解説しました。オフィスでスマートロックを利用する最大のメリットは「鍵管理のスマート化」や「入退室管理の強化」です。加えて勤怠管理システムや防犯カメラと連携することで、それらの製品と入退室ログを照合することも可能となります。

もっともスマートロックには「停電時などに締め出されてしまうリスクがある」「認証方式をスマホに限定する場合、スマホを忘れた社員やガラケーを利用している社員が入室できない」といったリスクが生じえます。

またオフィスビルの規定でスマートロックを導入できないケースもあります。導入時に検討すべきより詳細な点や、実際にオフィスにスマートロックを導入する際の製品の選び方は「キヅクモスマートロック」にお気軽にお問い合わせください。

導入目的や採用したい認証方式、予算感などに合わせて最適な製品を無償で提案させていただきます。

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