BCP研修で実施すべき内容は？事業継続計画作成においてヒアリングすべき感想の例も

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BCP研修を実施すべき理由は？

BCP（事業継続計画）に関する研修は、災害やパンデミックなど不測の事態への対策や訓練として求められます。

・スタッフらの身の安全の確保
・被害の拡大防止
・対策の実施と事業継続、早期復旧

の実現のために、BCP（事業継続計画）はまず必要とされます。これらの事前の対策やマニュアルが無い場合、被害状況の確認や対策への着手に2週間などの時間を要することも珍しくはないでしょう。
そしてマニュアルをスタッフが理解し、BCPを推進するための体制構築や計画、訓練を行うための機会として研修が必要です。

BCP研修で実施すべき内容の例

BCP研修で実施すべき内容は、

・企画
・計画
・訓練

の3段階に分けて考えると把握しやすいです。この3通りの研修を行ったうえで、実際の災害時などには「実践」を行い、更なる災害など不測の事態に対する対応力を強化していく流れです。

基礎理解に重点を置く場合

基礎理解に重点を置く場合は、BCPの「企画」に重点を置いた研修がおすすめです。BCPの基礎知識の習得を座学を通じて行いつつ、マニュアルの策定や防災や感染症の予防策などについて参加者同士でディスカッションをしたり、発表を行う研修が主な例として挙げられます。

計画・訓練に重点を置く場合

計画・訓練に重点を置く場合、策定したBCPマニュアルに基づいて

・水害発生
・地震発生
・感染症発生

などシチュエーションを決めたうえで訓練を行ったり、防災・感染予防策に抜け漏れが無いかを再点検したうえで必要な備品・備蓄の調達を行うといったことが研修内容として考えられます。また訓練で生じた課題に沿ったマニュアルの再策定自体も、研修の一環として、実施することも十分におすすめです。総じて座学に比べ、研修内容がより実践的なものとなるでしょう。

BCP研修の実施やマニュアル再策定においてヒアリングすべき「感想」とは？

BCP研修で「災害発生時」などを想定した訓練を行い、実践時の課題を洗い出したらそれらの内容に沿ったマニュアル再策定を行うべきです。そのためには研修に参加した店舗・施設のスタッフから感想や課題のヒアリングが必要です。

具体的にヒアリングすべき「感想」の例をいくつかご紹介します。

実際に自然災害等が発生した際に採るべき行動のイメージが出来たか？

まずは地震や水害など自然災害が発生した際に、マニュアルに沿った上での採るべき行動のイメージができたか否かをヒアリングしましょう。

たとえばマニュアルに

・スタッフ全員で安否確認を行う
・（※介護施設の場合）施設を早く訪問し、アセスメントを行う

などと記載されていたとします。しかし上記の2項目は「スタッフ全員が揃っている前提である」「道路の分断などが発生しておらず、施設を訪問できる前提である」など問題点もあります。

そのため研修では

・自然災害が発生し、なおかつスタッフが揃っていない状況
・自然災害が発生し、施設や店舗への道路が分断されている状況

などを想定して、訓練をするのもおすすめです。感想をヒアリングし、問題点が強く浮かび上がってきたら、マニュアルを見直して再策定しましょう。

危機的状況においても優先して提供し続ける必要があるサービスがどれか理解できたか？

自然災害や感染症の発生時には、自社のサービスや事業を「全て平常時と同じように運営し続ける」のは難しいケースも多いです。よって危機的状況でも優先し、提供し続けるサービスがどれなのかを定める必要があります。

研修に参加したスタッフの中に「Aのサービスも継続しなくちゃいけないし、でもBのサービスも地域にとって重要性が高いので継続が必要だし......」といった具合に、訓練での行動基準がぶれてしまっている方がいた場合は

・危機の際にどのサービスを優先するか

を分かりやすくスタッフに再度、研修を通じて伝えることが必要でしょう。

緊急事態発生時のスタッフの招集フローは理解できたか？

緊急事態の発生時に、点呼の対象となるスタッフが「全員同じ場所にいる」とは限りません。一方で緊急時のサービス継続には、スタッフの招集は欠かせません。
よって

・どのようにスタッフを招集するのか
・「招集に応じる必要が無い」基準をどのように定義するか（※例：本人が被災したなど）
・全員の招集が難しい場合、優先的に招集する役職をどのように定義するか（※例：部長職以上）

などを定め、訓練でも模擬的に実践してみると良いでしょう。またそれらのルールをスタッフが理解できたか、感想も求めましょう。

緊急事態の際に拠点を移したり、他事業所と連携する際の連絡手段やフローは理解できたか？

たとえば自然災害によって道路が分断された状況などでは、サービスの継続に当たって拠点の移動や他事業所との連携が必要となるでしょう。

・本部となる施設、店舗が被災した際の行動を理解できたか
・連携出来る他事業所は具体的にどこなのか、理解できたか

などをスタッフからヒアリングしましょう。

BCPマニュアルの策定や研修実施後に継続的に行うべきこと

BCPマニュアルを策定し、それらの内容に沿って研修を行った後も「BCP」が現場に根付くように継続的な取り組みが必要です。
またBCPマニュアルの策定や研修を行うと、

・拠点の多角化

などの課題が浮かび上がってくることもあります。とはいえ拠点の多角化は継続的に取り組まないと、実現できない課題でもあります。研修実施後も継続的に行うべきことの例を、いくつかご紹介します。

訓練

まずは「訓練」です。BCPマニュアルに基づいた訓練と、その結果に基づいたマニュアルの再策定や修正は継続的に行いましょう。また店舗・施設に新しいスタッフが加わった際には、その都度、座学形式の研修も実施する価値があります。

他事業所との連携

緊急事態の際には、同じ地域の他事業所同士で物資や設備、人的リソースなどを補助しあわなくては「サービス継続自体が難しい」といった場合があるかもしれません。BCP研修を通じて「他事業所との相互の補助の重要性」が浮かび上がってきた場合は、連携先となる他事業所を洗い出したうえで、相手方に連絡を取り、緊急時の相互補助についての取り決めを交わすと良いでしょう。

必要に応じて他事業所も共同で、BCP研修を行うのも一案です。

物流拠点や販売拠点などの多角化

生産拠点や物流拠点、販売チャネルの多角化は、緊急事態への対策として最も効果的な取り組みの1つです。特定拠点で被害が発生しても、別拠点に本部を移すことなどが比較的容易になるためです。加えて拠点分散が、複数店舗の展開など他地域への進出のきっかけになることも考えられるためです。よって中期的な取り組みとして拠点の多角化の推進は一案です。

ネットワークカメラの導入

拠点の多角化を進めた場合、ネックとなるのは「緊急事態ではないタイミングでのコミュニケーション」です。たとえば「他の拠点の様子が分からず、順調に事業運営ができているか不安になる」という問題が発生しがちです。

そこでおすすめなのが「ネットワークカメラの設置」です。リアルタイムで遠隔監視（モニタリング）が実現できるうえ、万が一トラブルが発生した際には証拠映像になります。もちろん、平時では通常の防犯カメラとしての役割を担うこともできます。加えて自然災害の発生時には、特定の事業所の被災の際に「他の事業所は無事か」を瞬時に把握する材料にもなり得ます。

そのため「防犯カメラ兼多拠点の管理」の一環として、ネットワークカメラの導入はおすすめです。

まとめ

今回はBCP研修で行うべき内容の例や、研修を通じてスタッフにヒアリングすべきことの例などを解説しました。BCP研修を通じて明らかになった課題はマニュアル再策定と再度の訓練を通じて実践しつつ、本部が被災した際の備えなどとして拠点の多角化なども推し進めると良いでしょう。

また拠点の多角化を推し進めると、事業所間の連携が課題となりがちです。他事業所をリアルタイムにモニタリングする手段として、ネットワークカメラの導入も検討の価値があります。

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